Schulungsdatenbanken
In vielen Branchen ist es heute erforderlich, alle Schulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vollständig zu dokumentieren.
Dabei gibt es je nach Branche oft konkrete Anforderungen an regelmäßig durchzuführende Pflichtschulungen. Aber auch alle weiteren internen und externen Schulungen und
Fortbildungsmaßnahmen sollen erfasst werden.
Auf dieser Seite finden Sie drei mächtige Access-Datenbanken zur Organisation und
Verwaltung von betriebsinternen Schulungen. Diese Datenbanken wurden gemeinsam mit Fachleuten aus dem Bereich Qualitätsmanagement entwickelt und in der Praxis getestet.
Weitere und ausführlichere Informationen zu meinen Schulungsdatenbanken finden Sie auf meiner, sich gerade im Aufbau befindlichen, Homepage
www.schulungsdatenbank.com
» Schulungsdatenbank 1: |
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Diese relationale Schulungsdatenbank auf Access-Basis unterstützt:
Der Screenshot zeigt den zentralen Auswahldialog der Anwendung, aus dem heraus alle Funktionen der Datenbank durch Klicken der entsprechenden Schaltfläche aufgerufen werden können. Interne Schulungen werden immer erforderlich, wenn
Die Datenbank wurde nach den strengen GMP-Maßstäben der pharmazeutischen Industrie entwickelt und geprüft. Durch die gemeinsame Verwaltung von Arbeitsanweisungen und Schulungen wird eine redundante Datenhaltung vermieden. Das spart Arbeitszeit und vermeidet Inkonsistenzen. Effektive Auswertungen ermöglichen einen raschen überblick über Dokumente und Schulungen, Personen und deren Rollen (Aufgabengebiete). Ein "Aufgabengebiet" bzw. eine Rolle kann ein fester Arbeitsplatz (z. B. in der Verwaltung oder an einer Produktionslinie), eine zeitweilige Mitgliedschaft in einem Projektteam oder eine Zusatzfunktion wie z. B. "Sicherheitsbeauftragter" sein. Durch das Datenmodell ist gewährleistet, dass zu jedem Zeitpunkt ermittelt werden kann, welcher Schulungsbedarf besteht und welche Dokumente zur überarbeitung anstehen. Der komplette Workflow von Dokumenten von der Versendung bis zur Bestätigung der Ungültigkeitserklärung wird abgebildet. Die Datenbank ermöglicht so die Einhaltung der Forderungen von Qualitätsmanagement-Normen aller Branchen bzw. die Einhaltung der einschlägigen GMP-Richtlinien. Mehrsprachigkeit Das Programm ist derzeit in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Die verwendete Sprache kann vom Administrator unter Erhalt der bereits eingegeben Daten geändert werden. Andere Sprachen sind auf Anfrage verfügbar. 
SOP-Verwaltung (Verwaltung von Arbeitsanweisungen): Eine grundlegende Forderung verschiedener Normen zum Qualitätsmanagement (auch die branchenunabhängige Norm ISO 9001) drückt aus, dass Vorgabedokumente regelmäßig überprüft und aktualisiert werden müssen. Die Dokumente müssen einer Versionsverwaltung unterliegen, die sicher stellt, dass sich nur die gültige Version eines Dokuments im Zugriff der Mitarbeiter befindet, die damit arbeiten. Dazu müssen ungültige Versionen archiviert und neue Versionen freigegeben werden. Anweisungen, die noch in Bearbeitung sind, dürfen niemandem außer den Bearbeitern zugänglich sein. 
Die Datenbank gewährleistet jederzeit einen aktuellen überblick über den SOP/Dokumenten-Bestand. Folgende Auswertungen stehen zur Verfügung:
Nach den Qualitätsmanagement- und GMP-Grundsätzen kann nur ausreichend ausgebildetes Personal seine Aufgaben im erforderlichen Umfang erfüllen. Dazu gehört neben der angemessenen Grundausbildung die kontinuierliche Weiterbildung im Betrieb. Die Datenbank liefert die Grundlage für eine aufgabengerechte und vollständige Schulung in dem sie u.a.
zum Download als PDF finden Sie hier... Eine Testversion der Datenbank ist verfügbar und wird auf Anfrage per E-Mail verschickt. Bitte fordern Sie die kostenlos erhältliche Testversion unter der Adresse: info@vba-programmierung.com an. |
» Schulungsdatenbank 2: |
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Hierbei handels es sich ebenfalls um eine Access-Datenbank für die Verwaltung von betriebsinternen Schulungen: 
In vielen Betrieben müssen MitarbeiterInnen in regelmäßigen Abständen geschult werden, gerade, wenn es um Hygiene- oder
Sicherheitsaspekte oder um das Thema Qualitätsmanagement geht. Die Verwaltung dieser Schulungen ist mir erheblichem organisatorischen Aufwand verbunden.
Diese Datenbank bietet dafür eine Lösung: 
Über komfortable Masken wird das Programm gesteuert. MitarbeiterInnen werden erfasst und Schulungstermine mit Teilnehmern eingepflegt. Aufgrund der erfassten Daten sind eine Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten nur einen Mausklick entfernt:
Eine vollständige Beschreibung der Funktionen und eine Dokumentation für die Schulungsdatenbank 
Aufgrund der Anlage der Datenstruktur können weitere statistische Auswertungen schnell implementiert werden.
Die Datenbank ist so konzipiert, dass sie auch mit der Runtime-Version von Access lauffähig ist, d.h. Sie benötigen keine Volllizenz von Access. Aus diesem Grund stelle ich zwei verschiedene Download-Pakete der Testversion zur Verfügung:
Sie ist auf das Anlegen von maximal 15 Mitarbeitern und 15 Schulungen beschränkt. |
» Schulungsdatenbank 3: |
Bei dieser Datenbank handelt es sich um eine stark erweiterte Version der Schulungsdatenbank von Projekt 2. Während sich die "kleinere" Schulungsdatenbank auf die Verwaltung von Pflichtschulungen beschränkt, ist es mit dieser erweiterten Programmversion möglich, alle Schulungen, sowohl interne als auch externe, die ein Mitarbeiter im Laufe des Jahres absolviert, zu erfassen und zu verwalten. Hierbei folgt die Applikation einem speziellen Bewertungskonzept für die Mitarbeiter: 
Die Schulungsintervalle für die Pflichtschulungen ergeben sich auch bei dieser Datenbank aus der sogenannten Schulungsmatrix. In dieser Matrix werden die Abteilungen oder Aufgabenbereiche erfasst, denen Mitarbeiter zugeordnet werden können.
Die Datenbank enthält eine integrierte Benutzerverwaltung mit der Zuweisung von Zugriffsrechten. Es wird unterschieden zwischen:
Ausschlaggebend für die Rechte eines Benutzers ist sein Windows-Anmeldename. Datenbankbenutzer, deren Anmeldename weder in der Tabelle Hauptbenutzer, noch in der Tabelle der Admins angelegt sind, haben nur einfache Benutzerrechte, d.h. sie können nur lesend auf die Daten zugreifen. 
Hier ein kleiner Teil der Berichte und Auswertungen, die die Datenbank ermöglicht:
Eine vollständige Beschreibung der Funktionen und eine Dokumentation für die Schulungsdatenbank zum Download als PDF finden Sie hier... Die Datenbank ist in Form einer Frontend/Backend Lösung realisiert. Das Frontend enthält die Programmlogik, die Benutzermasken (Formulare) und die Berichte.
Das Backend enthält die eigentlichen Daten, also die Tabellen, in denen das gesamte "Wissen" der Datenbank gespeichert ist. Das Frontend enthält Verknüpfungen, die auf die Tabellen im Backend verweisen. 
Mit Hilfe dieses Formulars ist es einfach, den veränderten Pfad zum Backend über einen Dialog zu selektieren und das Frontend mit den Tabellen des Backends neu zu verknüpfen. Ist das Backend durch ein Kennwort geschützt (empfohlen), können Sie dieses in das entsprechende Textfeld eingeben. Die Schulungsdatenbank wird ständig weiterentwickelt: Neue Funktionen werden implementiert, möglicherweise vorhandene kleine Bugs werden gefixt,
die Datensicherheit wird verbessert und die Benutzeroberfläche wird optimiert.
Detailliertere Informationen mit vielen Screenshots finden Sie in der Änderungsdokumentation, die Sie hier als PDF herunterladen können.
Detailliertere Informationen zur Version 3.5 mit vielen Screenshots finden Sie in der Änderungsdokumentation, die Sie hier als PDF herunterladen können. Die Datenbank ist so konzipiert, dass sie auch mit der Runtime-Version von Access lauffähig ist, d.h. Sie benötigen keine Volllizenz von Access. Aus diesem Grund stelle ich zwei verschiedene Download-Pakete der Testversion zur Verfügung:
Viel Spass beim Testen!! |